• 1 -INTRODUCCIÓN

INGENIERIA EN AISLAMIENTO E IMPERMEABILIZACION (en adelante INGENIA SAS), es una compañía legalmente constituida e identificada con NIT Nro. 900249030-6 con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. En cumplimiento de lo establecido por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, emitimos y ponemos en conocimiento nuestra Política de privacidad para el tratamiento de datos personales adoptada para el desarrollo de nuestras operaciones.

• 2-GENERALIDADES

En INGENIA SAS , nos comprometemos a proteger la información de carácter privado y confidencial que obtenemos en el desarrollo de nuestras actividades, y cumplimos con la normativa aplicable para garantizar la protección de la información que se nos ha confiado. Nuestra intención es recolectar exclusivamente la información que ha sido suministrada voluntariamente por nuestros clientes, consultores, asesores, contratistas, proveedores, empleados, exempleados, visitantes, entre otros.

Esta información puede ser obtenida a través de diversos canales o medios, como la relación comercial o profesional con nuestros clientes, proveedores u otros terceros; la relación laboral con nuestros empleados y exempleados; la aplicación a procesos de selección; la asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos; la remisión de correos electrónicos solicitando información, entre otros.

Debemos señalar que la información personal que se suministra, entrega o envía a INGENIA SAS, va a ser utilizada de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales y el Titular así lo acepta. Cabe aclarar que los datos suministrados no se utilizarán para actividades o propósitos diferentes a los que se han previsto en esta política. En cualquier caso, si se requiere utilizar dicha información personal para otros fines, su uso deberá estar amparado en alguna de las excepciones que establece la normativa aplicable o contar con la autorización expresa del titular de los datos.

• 3 -BASE LEGAL

La presente Política, se desarrolla con el objetivo de dar cumplimiento a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17, literal k), y 18, literal f), a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales” ; y el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, el Decreto 1074 de 2015 y el Decreto 886 de 2014 que reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012, en lo relativo al Registro Nacional de Bases de Datos. La referida normatividad ha establecido las condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales, y ha consagrado la obligación, en cabeza de los responsables del tratamiento de datos, de desarrollar políticas para el tratamiento de los estos, velando por que se dé cabal cumplimiento a las mismas.

• 4 -DEFINICIONES

​Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Ciberseguridad: Conjunto de protocolos, reglas, métodos, herramientas y leyes que permiten minimizar el impacto de posibles ataques que puede sufrir un sistema informático.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. 

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país. El registro es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y es de libre consulta para los ciudadanos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Cliente: Persona natural o jurídica a la cual la Compañía INGENIASAS le presta servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente. Los datos de las personas naturales o jurídicas vinculadas a los Clientes son tratados por la Compañía INGENIASAS en virtud de la relación jurídica existente entre las partes.

Empleado: Persona natural que presta servicios personales a la Compañía INGENIA SAS en virtud de un contrato de trabajo.

Exempleado: Persona natural que prestó servicios personales a la Compañía INGENIA SAS en virtud de un contrato de trabajo que terminó por cualquier causa.

Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a cualquiera una o más a la Compañía INGENIASAS en virtud de una relación comercial preexistente. Los datos de las personas naturales o jurídicas vinculadas a los Proveedores son tratados por la a la Compañía INGENIA SAS en virtud de la relación jurídica existente entre las partes.

Personas con quienes se tiene una relación comercial o de capacitación: Personas naturales con quienes la Compañía INGENIA SAS tienen una relación comercial o de capacitación en desarrollo del objeto social de la Compañía INGENIASAS

• 5- PRINCIPIOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, la Compañía INGENIA SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de la Compañía INGENIA SAS será de medio. 

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por la Compañía INGENIA SAS deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la Compañía INGENIA SAS administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento que realice la Compañía INGENIA SAS  es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Compañía INGENIA SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• 6-TRATAMIENTO Y AUTORIZACIÓN DE DATOS PERSONALES

La Compañía INGENIA SAS ha obtenido previa y expresamente la autorización de los Titulares para realizar el tratamiento de sus datos personales y de esta forma, recopilar, almacenar, compilar, procesar, distribuir, usar, actualizar, circular, transmitir y/o transferir y dar tratamiento a los mismos directamente, o a través de terceros.

Estos datos pueden ser recolectados por la Compañía INGENIA SAS directamente del Titular a través de los siguientes mecanismos:

1. Registro de información, para efectos de la prestación del servicio de firma electrónica con validez jurídica.
2. Medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios así considerados) físicos y/o personales.
3. Formatos de vinculación.
4. Formatos de registro de asistencia a eventos.
5. Recolección a través de campañas de marketing digital adelantadas por la Compañía INGENIA SAS o sus entidades autorizadas.
6. Registro de información para quejas, reclamos, sugerencias, solicitudes, peticiones, etc.

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados. La Compañía INGENIA SAS podrá llevar a cabo el tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países con las respectivas medidas ante incidentes de ciberseguridad. De igual forma, la Compañía INGENIA SAS  se encuentra comprometida con la confidencialidad y el manejo apropiado de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en nuestra legislación vigente.

La Compañía INGENIA SAS  de acuerdo con las disposiciones legales y dentro de los términos y condiciones de la presente política, adopta e implementa un modelo de autorización que se puede consultar en el Anexo 1 de este documento. Además, la Asociación se reserva el derecho de modificar y actualizar el formato de autorización de acuerdo con los requisitos legales y las decisiones internas que se implementen.

• 7 – FINALIDAD DE LA RECOLECCIÓN DE DATOS

En cumplimiento de su objeto social, la Compañía INGENIA SAS  puede participar como encargado o responsable del tratamiento de bases de datos de información personal o sensible de su recurso humano, clientes, proveedores, empleados, exempleados, contratistas entre otros. 

Los datos anteriormente mencionados serán tratados para la siguiente finalidad o finalidades:

1. Fines administrativos y/o financieros propios de la Compañía
2. Desarrollar el objeto social.
3. Consultar en bases de datos públicas y privadas información del titular previo a la elaboración del contrato de prestación de servicios o vinculación laboral. 
4. Realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento de las diferentes etapas contractuales en las relaciones con proveedores. 
5. Gestionar el proceso de pagos y retenciones para personas naturales o jurídicas. 
6. Realizar campañas, actividades de divulgación y capacitaciones.
7. Mantener archivos físicos y digitales que integren la información correspondiente a cada contrato, así como las facturas y órdenes de compra acordes a cada servicio prestado. 
8. Elaborar encuestas y estudios de acuerdo con las capacitaciones, consultorías o asesorías realizadas de acuerdo con el objeto social de la Compañía INGENIA SAS 
9. Realizar estudios internos.
10. Gestionar tramites, peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y sugerencias. 
11. Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones tributarias, legales y jurídicas. 
12. Presentar informes a entidades externas en caso de ser necesario. 
13. Finalidades señaladas previamente al titular de dicha información, exceptuando los casos autorizados por la ley vigente.

Los datos suministrados por el titular de estos, será tratada por el responsable para ser utilizados en todas las funciones necesarias para la compañía, respetando el correcto desarrollo de las funciones, cualquier otro tipo de finalidad deberá ser notificado previamente. 

Todos los miembros de la Compañía INGENIA SAS que tengan acceso a la información por realizar actividades propias de su cargo bien sean por prestación de servicios o contrato laboral, asumirán las responsabilidades y las obligaciones que se tienen en el manejo adecuado de la información personal, desde su recolección, almacenamiento, uso, circulación y disposición final.

• 7.1-TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su discriminación, entre otra información relacionada con origen racial étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y biométricos.

Debido a lo anterior, La Compañía INGENIA SAS no solicitará datos sensibles a las personas naturales, Titulares a menos que resulte indispensable para la adecuada prestación de sus servicios o el mantenimiento de una relación laboral o contractual. Ahora bien, si el Titular considera que es necesario proveer este tipo de datos, se solicitará que los mismos sean remitidos junto con la debida autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del objeto social de la Asociación y los fines que establece la presente Política.

• 7.2 -SE PROHÍBE EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES, EXCEPTO CUANDO:

1. El Titular haya dado a la Compañía INGENIA SAS, su consentimiento explícito a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensade un derecho en un proceso judicial;
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

• 8 -DERECHOS Y DEBERES

• 8.1- DERECHOS DEL TITULAR 

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento (INGENIA SAS). Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,  fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

C. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del  Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por  infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, la protección de datos personales. 

E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a  la ley y a la Constitución.

F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

• 8.2 -DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO 

Los responsables del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la política, ley y en otras que  rijan su actividad de protección de datos personales:

A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

J. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.

K. Adoptar una política interna de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.

L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

P. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

Q. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

R. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

S. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

T. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

• 9 – TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la superintendencia de industria y comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos cuando:

A. Información respecto del cual el titular de la información haya otorgado su Autorización previa, expresa e inequívoca para realizar la transferencia.

B. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;

C. Transferencias bancarias o bursátiles, acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.

D. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la Republica de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

E. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y la Compañía INGENIA SAS como responsable y/o encargado del tratamiento, para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la  autorización del titular.

F. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Ahora bien, en los casos en que la Compañía INGENIA SAS estime conveniente la transferencia de datos a terceros países, y no se cumpla ninguna de las  excepciones antes descritas, solicitará a la Superintendencia de Industria y Comercio, adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiera, con el fin de conseguir el respectivo aval.

Es importante tener en cuenta que la Compañía INGENIA SAS se compromete a garantizar los principios, derechos y deberes, suscritos en el presente manual, así como respetar lo establecido en la ley y la constitución en cuanto a la transferencia de datos en cualquier tipo de acuerdo o contrato internacional.

• 10 – SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

La información almacenada en nuestras bases de datos, cuentan con medidas de seguridad que garantizan además su confidencialidad, y protección. Cabe señalar que la Compañía INGENIA SAS se encuentra implementando medidas técnicas, humanas y administrativas que integren a todos los departamentos que hacen parte de nuestra organización, así como a todas y cada una de las empresas que ayudan con nuestro fortalecimiento.

Teniendo en cuenta las directrices de seguridad que integran la ley 1581 de 2012, la información que reúna las condiciones establecidas en dicha ley sólo podrá suministrarse a las siguientes personas:

A. A los titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.

B. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones  legales o por orden judicial.

C. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

Es importante señalar que el acatamiento de todas las medidas implementadas  por la compañía en su manual de políticas en materia de protección de datos personales, y en toda la normatividad que llegue a incorporarse, es de carácter obligatorio para todo el personal que hace parte de nuestra organización, y el incumplimiento de lo aquí estipulado acarreará las sanciones legales correspondientes.

De acuerdo con lo anterior, se estarán implementando formatos para autorización de tratamiento y uso de datos personales para prestadores de servicio, trabajadores de la compañía, proveedores y demás personas naturales o jurídicas con las cuales podamos ejercer vinculo y por ende manejar información personal y/o sensible.

• 11 -SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

11.1 CONSULTAS

Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberá suministrar a estos toda la información contenida en el     registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PARÁGRAFO. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

• 11.2  RECLAMOS 

El Titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del tratamiento las siguientes reglas: 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 16. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

• 11.3 –  CANALES DE INFORMACIÓN

Las peticiones, consultas, reclamos y notificaciones por los titulares de la información podrán ser resueltos por los siguientes canales de comunicación: 

• PRESENCIAL

• VIRTUAL

Las peticiones deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Nombres y apellidos del titular.
• Tipo y número de identificación del titular.
• Nombres y apellidos del solicitante (Titular y/o su representante y/o causahabientes)
• Tipo y número de identificación del solicitante (Titular y/o su representante y/o causahabientes)
• Solicitud clara y detallada.
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto para dar respuesta.
• Firma y número de identificación

• 12 -DISPOSICIONES FINALES

Respecto al periodo de vigencia de las bases de datos, de las cuales la compañía cumpla con la función de encargado o responsable, éstas permanecerán hasta tanto dicha información cumpla con su objeto, o   bien hasta el recibo de solicitud de revocación expresa, del titular de la información.

La presente actualización de la política de tratamiento de datos  ha sido aprobada por INGENIA SAS y entra en vigor el día 2 del mes de enero de 2019